Presentkort

Sälj och ta emot presentkort med egna plastkort eller på papper

Krav

• Tillval
  • Presentkort

 

Hur fungerar presentkort?

I JobOffice Kassasystem kan du både sälja och lösa in (ta emot som betalmedel) presentkort. Men innan du börjar använda dem är det viktigt att förstå hur de fungerar och hur de bokförs i kassan.

 

För att använda presentkort med nummer i kassan krävs tillvalet för "Presentkort" som du hittar under fliken Arkiv. Fördelen med att ha nummer på dina presentkort är att kassan kan då hålla reda på aktuellt saldo för just det presentkortsnumret.

Du kan använda nummer från en magnetremsa eller RFID-tag på ett plastkort, en streckkod eller låta kassan generera ett nummer.

 

I JobOffice Kassasystem säljs alltid presentkort momsfritt. Kunden betalar sedan moms på produkterna de köper när de använder ett presentkortet som betalmedel. Det här kallas en flerfunktionsvouchrar.

Den andra varianten heter enfunktionsvoucher där du säljer presentkortet med moms. Men det har kassan inget stöd för.

Läs gärna mer om presentkort och moms här.

 

I den här guiden går vi igenom:

• Ställ in redovisningskonto för presentkort
• Inställningar för presentkort.
  • Ställa in giltighetstid
  • Förladda och registrera nya presentkort
  • Nollställa befintliga presentkort
  • Se transaktionshistorik för presentkort

• Sälja ett nytt presentkort
  
  • Lämna nytt presentkort vid retur
• Lösa in ett presentkort som betalmedel

 

Ställ in redovisningskonto för presentkort

Innan du kan börja använda presentkort bör du ställa in redovisningskonto som bestämmer hur presentkorten bokförs. Det här gör du under Inställningar i JobOffice Kassa.

Du kan ställa in två momsfria konton, ett för försäljning av presentkort och ett för inlösen av presentkort som ett betalmedel eller använda samma konto båda.

Är du osäker på vilka redovisningskonton du ska använda bör du höra med den som sköter din bokföring först.

 

1. Gå till fliken "Arkiv" i kassan.
2. Tryck på knappen för "Inställningar"
3. Under inställningar välj fliken "Redovisningskonton".
4. Välj ett konto för "Presentkort (försäljning)" och "Presentkort (Betalning)".
   1. Standard är konto 2421
   2. Tänk på att det konto du väljer i kassan måste finnas i ditt affärssystem om du har kassan koppad dit.
5. Tryck knappen "Spara".

 

Ställ in giltighetsdatum för presentkort

Presentkort som laddas och säljs i kassan är en skuld till kunden men kan endast lösas in under en begränsad tid. Efter att tiden gått ut går de inte länge att använda presentkortet i kassan.

Är du osäker på hur länge dina presentkort bör gälla hör med den person som sköter bokföringen.

Det är bäst att ställa in presentkortens giltighetstid innan ni börjar sälja dem i kassan eftersom alla nya kort som registreras kommer få den giltighetstid  som du ställer in.

 

1. Gå till fliken "Arkiv" i kassan.
2. Tryck på knappen för "Inställningar"
3. Under inställningar väl fliken för "Presentkort".
4. Ange "Antal dagar nya kort är giltiga". Du anger dagar, så exempelvis 365 är ett år.
   1. Alla nya kort som aktiveras i kassan kommer få en giltighetstid med datum med det antal dagar du anger.
   2. Ändrar du antalet dagar senare kommer det endast gälla nya presentkort registrerade efter ändringen.
   3. Om du vill ändra giltighetstid på ett befintligt presentkort kan göra det i transaktionslistan.
   4. Om du försöker använda ett presentkort där giltighetstiden gått ut får du en varning om det och kan då välja om du vill tillåta att presentkortet kan användas ändå.

 

Förladda nya presentkort

Med förladda nya presentkort kan du ladda ett presentkort med pengar utan att behöva skapa ett kvitto eller betalning i kassan.

Användningsområden är exempelvis presentkort ni ska ge bort, köpta på webben som ska skickas till kund eller presentkort ni tar betalt för utanför kassan, som exempelvis med faktura.

 

Nollställa befintliga presentkort

Med "Nollställ kort" kan du sätta aktuellt saldo till 0kr på ett befintligt presentkort så att exempelvis plastkort med nummer kan återanvändas.

 

Se transaktionshistorik

Under Inställningar och Presentkort kan du se transaktionshistorik för alla presentkort. Varje gång ett presentkort används skapas en ny transaktion med tillhörande kvittonummer.

Du söka direkt i transaktionshistoriken efter specifika presentkort på nummer eller kvittonummer. Det går även att spara transaktionshiostoriken till Excel.

Tips! Det går även att söka på presentkortsnummer under fliken "Kvitton" med "Sök i allt". Då kan du enkelt hitta alla kvitton där ett visst presentkortsnummer använts på.

Sälja ett nytt presentkort

För att sälja ett nytt presentkort använder du kassaknappen med standardfunktionen "Presentkort". Har du inte knappen behöver du lägga till den först. Läs gärna mer hur du lägger till nya kassaknappar här.

 

1. Gå till fliken "Kassa" och påbörja ett nytt kassakvitto.
2. Tryck på knappen för "Presentkort". Ett nytt fönster öppnas för presentkort. 
   1. Har du ett presentkort med förbestämt nummer som exempelvis ett plastkort med magnetremsa så dra kortet eller knappa in numret manuellt i den översta rutan
   2. Har du inget eget nummer för det nya presentkortet kan du låta kassan generera ett slumpmässigt nummer genom att trycka på "Generera nytt nr"
   3. Ange sedan i kr det belopp presentkortet skall laddas med.
   4. Tryck OK för att spara och registrera det nya kortet
      
      
3. Det nya presentkortet läggs till som en ny rad på ditt kvitto.
4. Du kan nu fortsätta med din försäljning eller gå vidare till betalning.

 

I JobOffice Kassa används inte "tillgodokvitton" utan vid returer där du inte vill göra en återbetalning till kund rekommenderas istället att du lämnar ett nytt presentkort laddad med det belopp kunden ska få åter.

Har du en produkt på kvittot som är markerat som retur så kan du använda samma metod som ovan för att sälja ett nytt presentkort för samma belopp. Kvittot blir då 0kr och kunden kan få ett nytt presentkort de kan använda vid ett senare tillfälle.

Tips! Under Inställningar och Presentkort finns ett val för att skriva ut ett separat presentkortskvitto med nummer och streckkod på som kan användas som ett "tillgodokvitto".

 

Lösa in ett presentkort som betalmedel

Om en kund har ett presentkort de vill använda som betalmedel kan du välja det som ett alternativ när du tryckt "Betala".

 

1. Påbörja ett nytt kvitto under fliken "Kassa" och lägg till det kunden vill köpa.
2. Tryck på knappen "Betala" för att visa alla betalsätt.
3. Bland betalsätten välj "Presentkort".
4. Längst upp i rutan som visas dra/blippa/scanna kundens presentkort eller ange presentkortsnumret manuellt och tryck "OK".
5. Information om presentkortet visas med aktuellt saldo och giltligt t.o.m datum
   1. Om kunden har har tillräckligt med saldo på sitt kort för att täcka hela sitt köp kommer den föreslå det beloppet.
   2. Har kunden ett lägre saldo än köpet är på föreslås hela beloppet som finns på presentkortet.
6. Bekräfta att det är korrekt presentkort och belopp genom att trycka på "OK"
   
   
7. Om saldot på presentkortet inte täcker hela köpet visas ett restbelopp.
8. Tryck på knappen "Betala" igen och välj ett annat betalsätt för resterade belopp.