Kom igång med integration till Fortnox

Lär dig mer om JobOffice Kassa med integration till Fortnox

Vad behöver jag?

  • Fortnox.
  • Fortnox tillägg för integration.
  • JobOffice Kassa bas licens.
  • JobOffice Kassa tillval för Fortnox integration.

Har du ännu inte Fortnox eller JobOffice Kassa eller är osäker på vad du behöver kontakta gärna vår support så hjälper vi dig hitta rätt abonnemang och tillval.

Hur fungerar integrationen?

Det finns två olika typer av integration mellan JobOffice Kassa och Fortnox, antingen full integration eller byrå.

Med full integration hämtas bokföringskonton, moms, artiklar, priser och lager över till JobOffice Kassa från Fortnox. I kassan säljer du som vanligt och varje kvitto skickas sedan över till Fortnox antingen som ett verifikat eller som en betald kundfaktura och samtidigt uppdaterar lagret.

Det finns även möjlighet att hämta de kunder du har i Fortnox och skapa en order på dem direkt från kassan. Med full integration kan du även ta del av Fortnox lagermodul om du har det aktiverat på ditt Fortnox företag.

 

Med Fortnox Byrå hämtas endast de förvalda bokföringskontona och all försäljnings skickas från JobOffice Kassa till Fortnox som verifikat. Alla artiklar, priser och lager hanteras enbart i kassan.

Den här guiden visar endast full integration. Kontanta gärna vår support direkt för hjälp med Fortnox Byrå.

 

Läs mer om Fortnox integration.

Innan du börjar

Lägg till integration

Innan du kopplar din JobOffice Kassa mot Fortnox behöver du lägga till integration både i Fortnox och JobOffice. I JobOffice hittar du integrationen till Fortnox under fliken Arkiv.

 

I Fortnox hittar du tilläggsbeställningen under din användare i Fortnox.

Ska du använda orderhanteringen och/eller Fortnox Lagermodul behöver du även aktivera de nödvändiga tilläggen i Fortnox.

 

Förberedelse av företag

Du behöver skapa ett nytt företag i JobOffice Kassa om du inte redan har ett du vill använda. Du kan hitta mer information om hur här.

OBS! Ska du använda ett befintligt företag med full Fortnox integration tänk på att alla varor hämtas från Fortnox till JobOffice Kassa. Varor som finns i JobOffice Kassa men inte finns i Fortnox kommer tas bort. Tidigare kvitton och annan information i kassan kommer inte tas bort. Ta en säkerhetskopia i JobOffice Kassa innan du börjar om du är osäker.

 

I Fortnox behöver ditt företag finns upplagt med ett öppet räkenskapsår för perioden.

Nedan punkter är endast en kort checklista på några av de inställningar JobOffice Kassa kräver, det finns en hel del annat du kan behöva ställa in innan i Fortnox innan du kan börja använda det. Är du osäker kontakta Fortnox innan du börjar.

  • Kontoplan med alla bokföringskonton och moms som ska användas i kassan.
  • Artiklar med unikt artikelnummer, ett artikelnamn, artikelkontering och enhet. Övriga uppgifter är frivilliga.
    • En förvald prislista med de priser som ska användas i kassan.
      • Alla priser ska vara exkl. moms.
      • Anger du inget pris (0 kr) i Fortnox kommer kassan alltid be kassören ange ett pris vid varje försäljningstillfälle.
    • Endast aktiva artiklar hämtas till JobOffice Kassa.
  • Ska du skapa en kundorder från kassan måste alla kunder finns i upplagda i Fortnox.

Ikon för JobOffice Sync Center JobOffice Sync Center

Efter att du har lagt till tillvalet för Fortnox i JobOffice Kassa kan du starta JobOffice Sync Center. JobOffice Sync Center är ett litet program som medföljer JobOffice Kassa och sköter all kommunikation med Forntox i bakgrunden så att du kan fokusera på kassan.

Du kan hitta JobOffice Sync Center via Start-menyn i Windows eller genom att söka efter den.

När JobOffice Sync Center är igång kommer den ligga som en ikon i aktivitetsfältet vid klockan i Windows. Om du inte kan se den tryck på pilen för att visa dolda ikoner.

 

JobOffice Sync Center i aktivitetsfältet

 

Tips! Eftersom JobOffice Sync Center sköter all kommunikation med Fortnox lägg till den i Windows autostart så att den alltid automatiskt startar med datorn så att du inte glömmer att manuellt starta den.

JobOffice Sync Center Inställningar

  1. Öppna inställningar för JobOffice Sync Center genom att högerklicka på ikonen för JobOffice Sync Center vid klockan och välj "Öppna inställningar..."
  2. Välj det JobOffice Kassa företag du vill använda. Tryck på knappen "Bläddra" och välj företagsfilen du vill använda.
  3. Hämta en API-kod från Fortnox genom att i Fortnox gå till "Administrera Användare".
    1. Välj knappen för "LÄGG TILL INTEGRATION".
    2. Sök upp "JobOffice Kassa" från Windows System AB.
    3. Godkänn integrationen.
    4. Integrationen till JobOffice Kassa läggs till listan över dina integrationer.
    5. Kopiera API-koden och klistra in den i fältet i JobOffice Sync Center.

      Nedan bild visar ett exempel på hur det kan se ut i JobOffice Sync Center.
      Integrera JobOffice Kassa med Fortnox med en API-kod
  4. Ska du använda kostnadsställe måste du först lägga upp det i Fortnox. Ange samma kod för kostnadsstället i JobOffice Sync Center som du har i Fortnox. 
  5. Eftersom priserna i Fortnox är exkl. moms finns det ett val i kassan om du vill avrunda dem till närmaste krona.
  6. Kvitton från kassan kan skickas över till Fortnox antingen som ett verifikat eller en kundfaktura.
    1. Väljer du kundfaktura måste det finns en "kassakund" i Fortnox som fakturorna ställs mot. Skapa en kund i Fortnox som du kan använda och sätt "Kundtyp" till "Privat".
      1. Tips: Har du flera butiker som alla är ansluta till samma Företag i Fortnox använd olika kunder så att du enkelt kan hålla isär kvittona från varje butik.
    2. Ange sedan det kundnummer i Fortnox du använder för kassakunden i JobOffice Sync Center.
  7. Använder du Fortnox Lagermodul måste du aktivera detta i JobOffice Sync Center.
    1. OBS! Kvitton kommer alltid skickas som kundfaktura om du har lagermodulen aktiverad.
    2. Ange vilket lagerställe i Fortnox du vill använda.
    Nedan bild visar ett exempel på hur du kan ställa in JobOffice Sync Center om du använder Fortnox med lagermodulen.
    JobOffice Sync Center med inställningar för Fortnox Lager med lagerställe

  8. I nästa del kan du välja schemaläggning. Hur ofta JobOffice Sync Center ska hämta/skicka information mellan Fortnox och JobOffice Kassa. Det är rekommenderat att låta schemaläggningen vara avstängd till det att du gjort några manuella test för att säkerställa att allt fungerar.
    1. Skulle något gå fel under kommunikationen mellan Fortnox och JobOffice Sync Center sparas loggfiler med information på kassadatorn men det går även att få dem på mail. Du kan oftast själv utläsa felet i loggfilen eller använda dem för att skicka till supporten om du är osäker.

    JobOffice Sync Center inställningar för schemaläggning och loggning

     

    När alla inställningar är klara tryck på OK för att spara.

    Testkörning.

    Oberoende hur schemaläggningen är inställd så går det alltid att manuellt påbörja en synkronisering mellan Fortnox och JobOffice Sync Center. Detta bör du göra första gången för att se så allt fungerar och lättare rätta eventuella fel.

    Högerklicka på JobOffice Sync Center ikonen vid klockan och välj "Synkronisera". Den orangea ikonen för JobOffice Sync Center börjar snurra för att visa att den arbetar. Hur länge den snurrar beror på hur mycket artiklar och kunder du har i Fortnox och hur snabb Internet anslutning du har. När den har snurrat klart ska du få ett meddelande om hur det gick.

    Även om allt gick bra kan det vara en bra idé att titta i loggfilen. Högerklicka på JobOffice Sync Center igen och välj "Öppna katalog för loggfiler". Loggfilerna namnges efter dagen de skapades. Hitta rätt loggfil och öppna. Nedan ser du ett exempel på en loggfil.

    09:32:41 Synkronisering med Fortnox
    09:32:42 Hämtat 5 kunder - Tidsåtgång: 00:00:00.6248116
    09:32:42 - Uppdaterat 5 varav 0 nya och 0 borttagna kunder - Tidsåtgång: 00:00:00.2192266
    09:32:46 Hämtat 1202 bokföringskonton - Tidsåtgång: 00:00:04.3558403
    09:32:46 - Uppdaterat 1202 varav 0 nya och 0 borttagna konton - Tidsåtgång: 00:00:00.0921372
    09:32:47 Hämtat 21 artiklar - Tidsåtgång: 00:00:00.4847988
    09:32:47 - Uppdaterat 21, lagt till 0 och tagit bort 0 - Tidsåtgång: 00:00:00.0979364
    09:32:47 Tidsåtgång: 00:00:05.8355113

    Om allt ser OK ut, som ovan, så är du redo att börja använda JobOffice Kassa tillsammans med Fortnox. Ett tips är att göra några test försäljningar med olika betalsätt för att säkerställa att kvitton kan skickas från JobOffice Kassa till Fortnox.

    Glöm inte att aktivera schemaläggningen om du vill och lägga till JobOffice Sync Center i Windows autostart så att den alltid är igång.

    Får du några fel i loggen åtgärda felen och kör sedan synkroniseringen igen till det att alla fel är åtgärdade. Behöver du hjälp med något fel är du välkommen att kontakta vår support. För snabbare hjälp bifoga gärna loggfilerna.