Kom igång med integration till Fortnox

Vad behöver jag?

• Fortnox abonnemang.
• Fortnox tillval för integration.
• JobOffice Kassa bas abonnemang.
• JobOffice Kassa tillval för Fortnox integration / Fortnox Byrå.

Har du ännu inte Fortnox eller JobOffice Kassa eller är osäker på vad du behöver kontakta gärna vår support så hjälper vi dig hitta rätt abonnemang och tillval.

Vad är skillnaden mellan Fortnox integration och Fortnox Byrå?

Det finns två olika typer av integration mellan JobOffice Kassa och Fortnox. I JobOffice kan du välja mellan full integration och integration för byråer som endast hanterar bokföringsinformation.

Med full integration lämnas all hantering av bokföringskonton, moms, varor, priser och lager över till Forntox och skickas automatiskt över till kassan. I kassan säljer du som vanligt och varje kvitto skickas över till Fortnox antingen som ett verifikat eller faktura.

Med Fortnox Byrå integration hämtas endast bokföringskonton från Fortnox till JobOffice. Alla varugrupper, varor och priser lägger du själv upp direkt i kassan. All försäljning skickas automatiskt över till Fortnox som verifikat.

Använder en extern redovisningsbyrå med Fortnox kan du spara både tid och pengar genom att de automatiskt får in all försäljning som bokförda verifikat. Du behöver inte längre skicka dagsrapporter eller SIE-filer till din revisor som sedan manuellt bokför dem.

Läs mer om Fortnox integration.

Innan du börjar

Innan du kopplar din JobOffice Kassa mot Fortnox behöver du lägga till integration både i Fortnox och JobOffice. I JobOffice hittar du integrationen under fliken Arkiv, välj här mellan Fortnox (full integration) eller Fortnox Byrå.

I Fortnox krävs tillval för Integration, Faturering och Offert &Order tillvalen krävs för vissa funktioner (ej Fortnox Byrå).  Ska du använda Fortnox Lager bör den aktiveras i Fortnox innan du kan börja.

Vill du använda fler betalsätt så som Swish, Klarna Checkout eller egna magnetpresentkort bör du även lägga till dem innan du börjar. Det går alltid att lägga till och ta bort betalsätt senare men vill du få med dem från början kan du lägga till dem direkt.

Läs mer om fler betalsätt.

1. Bokföringskonton. Alla artiklars försäljningskonton, momskonton och bokföringskonton för betalsätt måste finns i Fortnox. Många konton finns redan med i Fortnox som standard men du kan lägga till eller ändra vilka konton som används under kontoplanen i Fortnox. Behöver du ändra standard konton för exempelvis kontant eller kort kan du ändra detta i Fortnox under inställningar, bokföring och förvalda konton.

Vissa konton behöver du ange både i JobOffice och Fortnox. Detta gäller främst de extra betalsätten du använder i kassan men även konton för presentkort och utlägg behöver anges i kassan. Detta gör du under inställningar och övrigt i JobOffice.

Använder du integrerad Swish Handel och Klarna Checkout behöver du ställa in rätt konto i varje tillvals egna inställningar. Har du inte lagt till betalsätten i JobOffice ännu bör du göra detta nu. Du hittar tillgängliga tillval i JobOffice under fliken Arkiv.

Tänk på att om du ska använda Fortnox byrå skapar du själv alla varor och varugrupper och ställer in försäljningskonton direkt i JobOffice. Läs mer hur här. Ska du använda Fortnox byrå kan du hoppa över steg 2 och gå direkt till 3.

2. Varor och artiklar. Med full integration hämtas alltid alla varor från Fortnox. Det är därför viktigt att de är upplagda på ett korrekt sätt i Fortnox innan du kopplar in kassan.

Alla artiklar i Fortnox behöver ett unikt artikelnummer och benämning. Sätter du 0 kr i pris kommer du alltid få upp en dialog i JobOffice när varan säljs där du själv kan ange priset innan försäljning. Tänk på att alla priser i Fortnox ska vara exklusive moms.

OBS. JobOffice hämtar endast standardprislistan från Fortnox. Det är därför viktigt att du anger kassans priser på standardprislistan om du använder flera prislistor i Fortnox. Det går att ändra vilken prislista används som standard i Fortnox inställningar.

Vilken moms artikeln får och hur försäljningen sedan bokförs beror på vilket försäljningskonto som används i Fortnox. Så det är viktigt att rätt konto är valt.

3. Integration. För att kunna integrera Fortnox med JobOffice Kassa behöver du lägga till JobOffice som integration i Fortnox. Detta gör du i Fortnox under Administrera Användare. Längst ner kan du lägga till integration och sedan söka upp JobOffice Kassa från Windows System AB.

Detta genererar en API-kod som ska användas i Sync Center i nästa steg.

4. Sync Center. All kommunikation mellan JobOffice och Fortnox sköts av ett program som heter JobOffice Sync Center. Sync Center hittar du på startmenyn i Windows eller om du söker efter den. 

Efter att du startat Sync Center bör den ligga som en ikon  längst ner till höger i Windows, vid klockan. Om du högerklickar på ikonen får du upp menyn. Välj "Öppna Inställningar".

Börja med att välja det företag som du använder i JobOffice. Tryck på knappen bläddra och välj din företagsfil.

Nästa steg är att ange den API-kod du fick i Fortnox. Den bör finns under användare i Fortnox om du gjorde steg 3 ovan. Tryck på knappen vid nyckeln för att kopiera den och klistra in den i Sync Center i API kod fältet.

Viktigt gällande API-koden är du behöver en unik kod för varje Sync Center. Har du exempelvis flera kassor i samma butik räcker det oftast med att du har en huvudkassa med Sync Center och en API-Kod. Har du däremot flera butiker eller behöver använda Sync Center enskilt på varje kassa krävs en API-kod per kassa.

Har du flera kassor eller butiker kan du även ange kostnadsställe. Detta kostnadsställe behöver även vara upplagt i Fortnox.

Du kan sedan välja hur kvitton ska överföras till Fortnox. Välj här mellan att skicka dem som verifikat eller skapa en betald kundfaktura per kvitto (endast full integration). 

Verifikat skapas på verifikationsserie F Kassa i Fortnox. Kontrollera så att den finns med under bokföringsinställningarna i Fortnox och bocka i "Manuell Kontering" om det inte redan är valt.

För att se artikelstatistik i Fortnox krävs det att kvitton istället skickas som faktura. Detta betyder även att du behöver en kassakund fakturorna ställs mot i Fortnox. Skapa en ny kund i Fortnox och ange vilket kundnummer den har. Kunden behöver vara av kundtyp "Privat" så att det blir rätt moms.

Det går även att aktivera om ni använder Fortnox Lager och välja lagertälle om ni har flera. Använder ni Lager tillvalet krävs det att kundfakturor skapas per kvitto.

Bilden nedan är från Fortnox full integration, alla alternativ finns inte tillgängliga i Fortnox Byrå.

I nästa del kan du välja schemaläggning. Hur ofta Sync Center ska skicka information mellan Fortnox och JobOffice. Det är rekommenderat att låta schemaläggningen vara avstängd till det att du gjort några manuella test för att säkerställa att allt fungerar.

Skulle något gå fel under kommunikationen mellan Fortnox och JobOffice sparas loggfiler med information på kassan men det går även att få dem på mail. Du kan oftast själv utläsa felet i loggfilen eller använda dem för att skicka till supporten om du är osäker.

När alla inställningar är klara tryck på OK för att spara.

5. Testkörning. Oberoende hur schemaläggningen är inställd så går det alltid att manuellt påbörja en synkronisering mellan Fortnox och JobOffice. Detta bör du göra första gången för att säkerställa att allt fungerar och lättare rätta eventuella fel.

OBS! Innan du börjar tänk på att om du använder full integration så kommer alla varor hämtas från Fortnox till JobOffice. Varor som nu finns i JobOffice men inte finns i Fortnox kommer tas bort. Det här går inte att ångra. 

Har du redan lagt till vissa varor i JobOffice måste du lägga upp dem i Fortnox och sedan skicka tillbaka dem till kassan.

Högerklicka på Sync Center och välj Synkronisera. Den orangea ikonen för Sync Center borde börja snurra. Hur länge den snurrar beror på hur mycket artiklar du har i Fortnox och hur snabb Internet anslutning du har. När den har snurrat klart ska du få ett meddelande om hur det gick.

Även om allt gick bra kan det vara en bra idé att titta i loggfilen. Högerklicka på Sync Center igen och välj Öppna katalog för loggfiler. Loggfilerna namnges efter dagen de skapades. Hitta rätt loggfil och öppna den i anteckningar. Nedan ser du ett exempel på en loggfil.

15:21:03 Synkronisering med Fortnox
15:21:04 Hämtat 1192 bokföringskonton - Tidsåtgång: 00:00:00.3780125
15:21:04 - Uppdaterat 1192 varav 0 nya och 0 borttagna konton - Tidsåtgång: 00:00:00.2137658
15:21:04 Hämtat 10 artiklar - Tidsåtgång: 00:00:00.1260907
15:21:04 - Uppdaterat 10, lagt till 0 och tagit bort 0 - Tidsåtgång: 00:00:00.0340240
15:21:04 Tidsåtgång: 00:00:00.8464670

Om allt ser OK ut, som ovan så är du redo att börja använda JobOffice Kassa tillsammans med Fortnox. Ett tips är att göra några test försäljningar med olika betalsätt för att dubbelkolla så att kvitton kan skickas från JobOffice till Fortnox.

Glöm inte att aktivera schemaläggningen om du vill och lägga till Sync Center i Windows autostart så att den alltid är igång.

Får du några fel i loggen åtgärda felen och kör sedan synkroniseringen igen till det att alla fel är åtgärdade. Behöver du hjälp med något fel är du välkommen att kontakta vår support. För snabbare hjälp bifoga gärna loggfilerna.